O cartão de abastecimento é uma ferramenta essencial para empresas que possuem uma frota de veículos ou que oferecem esse benefício aos colaboradores no lugar do vale-transporte.
Porém, sem um controle adequado, ele pode se tornar um grande desafio financeiro. Para manter o orçamento equilibrado, o RH e os gestores precisam estabelecer políticas de uso claras e implementar estratégias eficientes de monitoramento. Este guia rápido foi criado para apresentar de maneira simplificada as melhores práticas para gestão e controle das despesas com cartão de abastecimento.
Confira!
1. Estabeleça políticas claras de uso
Uma política bem definida é o primeiro passo para evitar desperdícios e fraudes. O RH deve criar diretrizes que incluam:
- Quem pode utilizar o cartão: Definir quais colaboradores têm direito ao benefício.
- Quais despesas são permitidas: Restringir o uso apenas para abastecimento de combustíveis autorizados.
- Limites de gastos: Estabelecer valores máximos diários, semanais ou mensais, de acordo com a necessidade da empresa ou do funcionário.
- Locais autorizados: Escolher uma operadora de benefícios que conta com uma rede de postos credenciados para garantir preços competitivos e qualidade dos serviços.
- Regras para reembolsos: Definir procedimentos para casos excepcionais em que o cartão não puder ser utilizado.
2. Monitoramento das despesas
A tecnologia é uma aliada fundamental para acompanhar e controlar os gastos de maneira eficiente. Algumas boas práticas incluem:
- Utilização de plataformas digitais: Dê preferência aos sistemas de cartões de abastecimento que oferecem sistemas de monitoramento digital, em tempo real, que permitem que os gestores acompanhem as transações de maneira instantânea.
- Relatórios periódicos: Gerar relatórios semanais ou mensais para identificar padrões de consumo e eventuais anomalias.
- Integração com outros sistemas: Vincular os dados de abastecimento com ERPs e sistemas financeiros para uma gestão mais eficaz.
- Análise de consumo por veículo e colaborador: Comparar os gastos de cada usuário e veículo para detectar inconsistências.
3. Melhores práticas para evitar fraudes
Fraudes e abusos podem representar uma grande perda financeira para a empresa. Algumas medidas para minimizar os riscos incluem:
- Autenticação e segurança: Sempre que possível, adotar a autenticação por senha ou biometria no momento do abastecimento.
- Uso exclusivo do cartão pelo colaborador autorizado: Proibir o compartilhamento do cartão com terceiros.
- Controle de abastecimento por quilometragem: Registrar o hodômetro do veículo a cada abastecimento para garantir que os valores correspondam ao uso real.
- Monitoramento de padrões suspeitos: Identificar abastecimentos fora do horário comercial, valores elevados ou frequência anormal de compras.
- Treinamento contínuo: Manter os colaboradores informados sobre políticas de uso e as consequências de irregularidades.
4. Educação financeira dos colaboradores
O RH tem um papel estratégico na educação financeira dos colaboradores para um uso consciente do cartão de abastecimento. Entre as ações mais recomendadas estão:
- Treinamentos e workshops: Oferecer capacitações sobre boas práticas de uso do cartão e gestão eficiente de recursos.
- Manuais e guias de boas práticas: Disponibilizar materiais explicativos sobre as regras e responsabilidades.
- Canais de comunicação abertos: Criar espaços para que os colaboradores tirem dúvidas e relatem problemas ou sugestões.
- Feedback constante: Compartilhar relatórios de desempenho e boas práticas para incentivar a responsabilidade no uso do benefício.
5. Vantagens de uma boa gestão
Ao implementar um controle rigoroso sobre o cartão de abastecimento, a empresa adiciona uma série de vantagens ao benefício, como:
- Redução de desperdícios e fraudes;
- Melhor previsibilidade orçamentária;
- Maior eficiência na gestão da frota;
- Satisfação e transparência na relação com os colaboradores;
- Aprimoramento da cultura organizacional voltada para a responsabilidade financeira.
O cartão de abastecimento é um recurso valioso quando utilizado de forma estratégica e controlada. Com políticas claras, monitoramento eficiente e educação financeira, o RH pode garantir um uso consciente desse benefício, evitando desperdícios e mantendo a saúde financeira da empresa. Implementar essas melhores práticas é um passo essencial para otimizar recursos e garantir um gerenciamento eficaz das despesas corporativas.
Daiane de Souza | 0007147/SC
